Rôles et responsabilités
Composition de votre équipe
Il ne suffit pas d’assister aux réunions mensuelles pour être membre du Conseil. Votre mission de conseiller vous demandera du temps, des efforts et pourra s’avérer difficile. Vous ne devez pas oublier pour autant que vous n’êtes pas seul. Vous faites partie d’une équipe.
Avec les autres conseillers, le maire ou le chef et l’administration, votre famille, votre employeur et l’ensemble de la collectivité, vous pouvez former une équipe efficace. Il est important de comprendre la fonction de chacun et de respecter le fait que tout le monde a un rôle à jouer. À titre de conseiller, vous devez :
- • Définir et comprendre les tâches à accomplir.
- • Comprendre le pouvoir dont vous jouissez en tant que représentant élu et en faire usage.
- • Ne pas sortir des limites de vos fonctions.
- • Tisser des liens et respecter l’avis et les positions d’autres personnes.
- • Gérer le conflit
- • Établir des objectifs et travailler avec les autres pour les atteindre.
Acteurs principaux
Maire ou chef
Votre maire ou votre chef cumule trois casquettes : membre du Conseil, directeur général et représentant de la collectivité. Il ne prend pas de décisions seul.
En tant que membre du Conseil, le maire ou le chef a les mêmes responsabilités que d’autres conseillers.
À titre de directeur général, il préside les réunions, s’assure que chacun a la parole, signe des documents officiels, travaille avec l’administration et s’assure que le Conseil effectue les tâches qui lui incombent.
Il représente la collectivité auprès d’autres ordres du gouvernement, accueille des visiteurs spéciaux, participe à des réunions en dehors de la collectivité et parle au nom du Conseil.
Conseiller
Vous représentez tous les membres de votre collectivité.
Vous participez à l’élaboration de politiques qui orientent la planification, les finances et les services communautaires.
En collaboration avec le maire ou le chef et les autres membres du Conseil, vous donnez des directives à l’agent d’administration principal ou au gérant de bande, et vous vous assurez de la mise en œuvre des politiques.
Vous devez savoir ce que veulent les habitants de votre collectivité.
Présentez au Conseil tous les points qui feraient la promotion du bien-être ou des intérêts des résidents de la collectivité dans son ensemble.
Administration (agent d’administration principal ou gérant de bande)
Le Conseil communautaire engage l’agent d’administration principal ou le gérant de bande pour qu’il gère les affaires quotidiennes de l’administration communautaire et supervise ses employés. Il lui incombe notamment :
- D’offrir des conseils et du soutien professionnels au Conseil.
- De respecter les instructions du Conseil.
- De gérer, de diriger et d’orienter les employés de l’administration communautaire.
- De tenir à jour les finances de l’administration communautaire.
- De garantir l’offre efficace de tous les programmes et services.
- De mettre en œuvre et de contrôler les résolutions, les règlements et les politiques.
- De participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des plans stratégiques et opérationnels, ainsi que des plans d’affaires.
- D’entretenir des rapports internes et externes avec les Premières Nations et les organismes communautaires, les entreprises locales et régionales, les ministères, les associations professionnelles, les partenaires et les intervenants clés, et les membres du public.
À quoi les conseillers doivent-ils s’attendre de la part de l’administration?
Présentation anticipée des ordres du jour des réunions du Conseil
États financiers mensuels faciles à comprendre qui donnent un aperçu de la situation financière du Conseil.
Rapports faciles à comprendre, ayant fait l’objet de recherches poussées, contenant diverses recommandations accompagnées d’exemples de problèmes et de solutions possibles.
Gestion rapide et polie du public.
Signalement et analyse des problèmes, et recommandations permettant de les résoudre, en temps opportun.
À quoi l’administration doit-elle s’attendre de la part des conseillers?
Des conseillers conscients de leur rôle, qui comprennent les activités du Conseil et qui connaissent les programmes, les services et les activités communautaires.
Des conseillers qui se préparent pour les réunions, qui connaissent les enjeux et les problèmes et qui souhaitent examiner toutes les possibilités et les recommandations en faisant preuve d’ouverture d’esprit.
Des conseillers qui posent des questions et proposent des changements pour améliorer les recommandations.
Des conseillers qui travaillent avec l’administration et qui l’appuient en cas de prise de décisions moins populaires.
Des conseillers qui ne nuisent pas aux activités quotidiennes des employés de l’administration communautaire réalisées dans le cadre de ses programmes.
Du soutien à la formation et au perfectionnement professionnel en cours de l’agent d’administration principal et d’autres membres du personnel.
Les membres de votre collectivité
Le public est le membre le plus important de l’équipe communautaire. Vous devez faire de la participation de la collectivité la priorité de votre Conseil.
En tant que conseil, demandez-vous de quelle manière et à quel moment vous pouvez faire participer la collectivité lorsqu’un problème se présente.
Pour ce faire, les conseillers peuvent :
- Assister aux réunions du Conseil et des comités, écouter et participer activement.
- Être visibles dans la collectivité en participant à des événements publics (parfois simplement en tant qu’observateurs).
- Rendre visite aux résidents, les écouter et discuter de leurs préoccupations.
- Communiquer avec la collectivité pour obtenir des conseils sur des questions importantes. Ils peuvent parler à la radio communautaire ou organiser des réunions publiques pour cela.
- Rencontrer régulièrement des personnes âgées, des travailleurs sociaux, des membres de la Gendarmerie royale du Canada et d’autres personnes pour obtenir leur point de vue.
- Comprendre les devoirs et les obligations de leur conseil communautaire et les répercussions de leurs décisions sur la collectivité.
- S’assurer que la consultation est réelle et ne pas se contenter de recueillir des réactions sur une décision qui a déjà été prise. Pour cela, ils peuvent établir un dialogue avec les résidents afin de faciliter l’élaboration de politiques.
- Interroger les habitants de la collectivité pour connaître les sujets qui leur tiennent à cœur.
- Informer le public, p. ex. en imprimant et en distribuant un bulletin mensuel, en parlant à la radio locale ou en créant un site Web communautaire.
Vie personnelle et professionnelle : trouver le juste équilibre
Les membres de votre famille et votre employeur ou vos employés jouent également un rôle important dans l’équipe. Vous avez besoin d’un appui solide chez vous et au travail pour être efficace et actif au sein de votre conseil communautaire. Vous passerez beaucoup de temps dans des réunions, à lire des rapports et des lettres, et à participer à des événements communautaires. Assurez-vous donc d’équilibrer votre emploi du temps.
Pour ce faire, vous pouvez :
- • Vous organiser : installez un bureau ou une zone de travail chez vous. Créez un système de classement et tenez-le à jour. Inscrivez les choses à faire sur un calendrier ou dans un journal. Assurez-vous que les membres de votre famille et vos collègues savent à quel moment les réunions régulières ont lieu et prévenez suffisamment tôt lorsque des événements inattendus se produisent.
- • Établir des objectifs : ne croulez pas sous les plaintes. Apprenez à dire non et faites en sorte d’utiliser efficacement le temps que vous passez à travailler sur les affaires du Conseil.
Quatre conseils simples pour gérer le stress :
Établissez vos limites. N’oubliez pas vos priorités; ne perdez pas de vue ce qui est vraiment important.
- Sachez comment vous réagissez lorsque vous êtes sous pression, et pourquoi. Acceptez que votre réaction puisse entraîner un stress. Passez en revue vos objectifs importants en tant que membre du Conseil. Mettez votre fierté de côté et demandez de l’aide si vous en avez besoin.
- Entourez-vous : famille, autres membres du Conseil, administration. Profitez des formations lorsque c’est possible.
- Participez à des activités récréatives. Faites de l’exercice : cela aide à évacuer le stress. Trouvez un passe-temps. Recherchez le juste équilibre dans votre vie : il n’y a pas que la politique qui compte.
- Gardez votre sens de l’humour. Cela vous aidera à gérer des situations difficiles et contribue à un mode de vie sain.
Procurez-vous les renseignements dont vous avez besoin : nous sommes souvent inondés de détails. Demandez à l’administration de rédiger un résumé de rapport qui vous permettra de comprendre un point sans avoir à lire toutes les phrases. Mais n’ayez pas peur de faire vos propres recherches ou de demander des renseignements supplémentaires à l’administration, au besoin.